SANAcheck est votre assistant numérique pour une prise en charge adaptée et économique de vos résidents. Ce guide pas à pas vous montre comment utiliser SANAcheck – de la création des profils des résidents à l'évaluation des besoins et à la vérification des garanties de prise en charge, jusqu'à la commande individualisée. SANAcheck soulage les établissements de soins grâce à une documentation structurée et un processus de commande simplifié.
SANAcheck soulage les établissements de soins grâce à une documentation structurée et un processus de commande simplifié – en particulier pour les produits de la LiMA. L'objectif : gagner un temps précieux pour les soins tout en réduisant les coûts pour les résidents et le système de santé.
Ce qui rend SANAcheck unique :
- Économiser des coûts – simplement et sûrement : commander selon les besoins individuels plutôt que par forfaits ou surstockage.
- Plus de temps pour les soins : les processus automatisés déchargent le personnel des tâches routinières.
- Planification flexible : la planification par équipe, jour/nuit, service ou plage horaire est entièrement prise en charge.
- Gestion numérique des ordonnances : rappels avant l'expiration des prescriptions médicales.
- Accès complet à tous les produits de la LiMA
- Articles supplémentaires en option : ajoutez facilement gants, consommables et plus encore.
- Fonctions centrées sur les résidents : planification des passages aux toilettes, cartes de résident et attribution intuitive des articles.
Connexion et compte
1. Ouvrez notre site web à l'adresse https://sana.swiss et cliquez sur "Connexion" en haut à droite.
2. Connectez-vous avec vos identifiants personnels.
Si vous n'avez pas encore reçu de login ou si vous avez besoin d'un accès supplémentaire (par ex. pour les soins ou l'intendance), veuillez nous contacter.
Lors de votre première connexion, vous définirez un mot de passe personnel – le lien vous a été envoyé par e-mail.
3. Cliquez sur "Modifier les informations".
Sous "Mon compte", vous pouvez vérifier et, si nécessaire, compléter vos coordonnées.
Vous y trouverez également un aperçu de toutes vos "Commandes" et "Factures" – que vous pouvez facilement consulter, suivre ou payer directement.
Authentification à deux facteurs
4. Pour plus de sécurité, nous vous recommandons d'activer la double authentification (2FA).
Allez dans votre compte utilisateur sous "Mon compte" → "Connexion & sécurité"
Cliquez sur "Activer la double authentification"
5. Configuration avec une application d'authentification :
Installez une application d'authentification sur votre appareil mobile, par ex. Authy, Google Authenticator ou Microsoft Authenticator
Ouvrez l'application et choisissez « Ajouter un compte »
Scannez le code QR affiché à l'écran
Problème de scan ?
Si le scan du code QR ne fonctionne pas, vous pouvez entrer manuellement le code à 6 chiffres affiché dans l'application.
Configuration de base : sections et services
6. Pour utiliser SANAcheck, les fonctions de base doivent d'abord être activées et configurées.
Allez dans "Mon compte" et ouvrez la section SANAcheck « Gestion des résidents et paramètres ». Vous y trouverez le menu « Définir les paramètres SANAcheck ».
Cliquez ensuite sur « Les sections sont planifiées » pour configurer les plages horaires et la structure de votre quotidien en soins. Cette étape est la base de toutes les futures affectations et planifications de résidents dans SANAcheck.
7. Définissez maintenant les sections de la journée – c'est-à-dire les plages horaires durant lesquelles des produits ou prestations seront affectés aux résidents.
Chaque section peut être nommée et ajustée individuellement : vous définissez le nom, le numéro ainsi que l'heure de début et de fin.
Exemple : la section « Matin » peut être créée comme section n°1 – de 07h30 à 09h00.
Cette structure permet une planification flexible et transparente – adaptée au rythme de votre établissement.
8. Vous pouvez ajouter autant de sections que nécessaire pour refléter fidèlement le déroulement journalier de votre établissement.
Dans notre exemple, les sections suivantes ont été créées : Matin, Matin (grasse matinée), Midi, Après-midi, Soir et Nuit.
Ainsi, vous pouvez prendre en compte différents rythmes de soins et besoins individuels.
9. Après avoir défini la structure de la journée, vous pouvez enregistrer les services de votre établissement.
Ils reflètent l’organisation ou la répartition spatiale de votre établissement et permettent ensuite l’attribution claire des résidents.
Exemple : services créés – Rez-de-chaussée (RDC), Étage (ÉT), Appartements pour les seniors autonomes, et un service spécialisé pour la démence.
Les services offrent une structure claire pour la planification et facilitent la gestion quotidienne.
Ils aident à organiser les affectations de résidents en fonction de votre structure.
Configurer l'approvisionnement et le stock
10. Ensuite, définissez les règles d’approvisionnement – à quelle fréquence et avec quel délai les produits doivent être commandés.
Cliquez sur le champ « Jours d’approvisionnement réguliers » et saisissez le rythme – par ex. « 30 » pour une commande mensuelle.
Puis, cliquez sur « Délai d'approvisionnement (jours) » et entrez « 7 ». Cela permet une planification anticipée.
Ces paramètres garantissent un réapprovisionnement fiable et sans rupture.
11. Vous pouvez aussi gérer votre stock avec SANAcheck et surveiller automatiquement les niveaux de stock.
Pour activer la mise à jour quotidienne, cochez « Mise à jour automatique des stocks ».
Cela synchronise régulièrement l’état du stock – utile pour des propositions d’achats précises.
Enregistrer les résidents
12. Une fois les paramètres de base définis, commencez à enregistrer les résidents dans le système.
Accédez à la section « Résidents » et créez un profil pour chaque personne – nom, date de naissance, service, chambre, assurance.
Les résidents enregistrés forment la base de toutes les fonctions de SANAcheck : évaluation des besoins, affectation automatique, commandes.
13. Vous pouvez modifier les données d’un résident à tout moment via l’icône crayon à côté du profil.
Cela permet de tenir les informations à jour – changement de service, nouveaux besoins ou modifications médicales.
14. Ensuite, saisissez la prise en charge des coûts pour chaque résident.
Sélectionnez la catégorie MiGeL appropriée. Toutes les catégories et tarifs sont déjà enregistrés dans le système.
Adaptez si nécessaire la couverture. Indiquez aussi les dates de début et fin – 1 an par défaut.
Vous pouvez aussi téléverser une ordonnance en PDF.
Cela permet de suivre précisément les dépenses, et de vérifier si elles restent dans le forfait de soins HVB.
Cela permet un suivi précis des coûts engagés, y compris la vérification que la consommation reste dans le forfait de soins HVB.
15. Une fois les résidents et prises en charge saisies, allez dans « Planification » pour affecter les produits.
La planification repose sur les sections définies (matin, soir, nuit...).
Choisissez les produits pour chaque section. Tout est déjà préenregistré dans le système.
Vous pouvez assigner des produits différents selon les moments – ex. produits absorbants la nuit.
La vue planification vous montre : la prise en charge, le montant utilisé, les coûts mensuels et annuels prévisionnels.
Vous pouvez ainsi identifier à temps une hausse des besoins et réagir de manière proactive avant que le forfait ne soit dépassé.
16. Vous pouvez aussi imprimer une fiche résident.
Elle contient les sections planifiées et produits assignés.
Peut être affichée dans la chambre pour aider les soignants à savoir quoi utiliser et quand.
Clarté et constance au quotidien.
Passer une commande
17. Cliquez sur « Approvisionnement » pour passer une commande selon les stocks et besoins planifiés.
Le système calcule les quantités nécessaires pour couvrir les besoins des résidents.
Vous pouvez ajuster les quantités selon vos préférences.
Vous gardez ainsi le contrôle de vos commandes et pouvez réagir avec souplesse aux besoins du moment.
18. Avant de finaliser la commande, vous pouvez la relire.
Vous pouvez aussi affecter les produits aux résidents (si ce n’est pas encore fait).
Cette affectation apparaît aussi sur la facture pour un suivi clair.
Cela facilite aussi bien la documentation interne que la facturation dans le cadre de la garantie de prise en charge.
19. Sélectionnez ensuite votre mode de livraison et de paiement.
Conseil 1 : À partir de CHF 1’000.–, vous recevez automatiquement des points bonus SANA – uniquement via la boutique en ligne.
Conseil 2 : Livraison gratuite dès CHF 300.– de commande.
20. Pour valider la livraison, cliquez sur l’icône de compte en haut à droite → « SANAcheck ».
Accédez à « Inventaire » → « Livraisons » pour voir les livraisons à venir.
Sous « Détails », vérifiez et ajustez la commande si nécessaire. Cliquez ensuite sur « Confirmer ».
Un PDF est disponible dans le système, et vous recevrez une confirmation par e-mail.
Un PDF de la livraison est disponible au téléchargement dans le système.
La confirmation officielle avec la date de livraison vous est en outre envoyée automatiquement par e-mail.
Inventaire et rapports
21. Dans « Inventaire », vous pouvez aussi gérer vos stocks.
En plus de la mise à jour automatique, vous pouvez corriger manuellement les stocks – retours, erreurs, écarts.
Votre vue d'ensemble reste ainsi toujours à jour et vérifiable.
22. SANAcheck génère deux rapports utiles : « Rapport par MiGeL » et « Rapport par résident ». Allez dans « Rapports ».
Rapport par MiGeL : affichage par catégorie – nom du résident, couverture, montant utilisé/restant. Vous pouvez filtrer (ex. Incontinence) et obtenir un total global.
Rapport par résident : vue complète de toutes les couvertures par personne – montants, reste, total. Pratique pour informer les familles.
23. La configuration et l’utilisation de SANAcheck sont maintenant terminées avec succès.
Si vous avez des questions ou besoin d’aide, notre service client est à votre disposition.
Merci de contribuer avec nous à réduire les coûts de notre système de santé.
Votre équipe SANA
Remarque : tous les noms et institutions utilisés ici sont fictifs. Toute ressemblance avec des personnes ou institutions réelles serait purement fortuite et involontaire.
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