SANAcheck – Guida passo per passo

Accesso e account

1. Aprite il nostro sito web su https://sana.swiss e fate clic in alto a destra su "Accedi".

2. Accedete con le vostre credenziali personali.

Se non avete ancora ricevuto un login o ne avete bisogno di uno aggiuntivo (ad es. separato per il personale di cura o l’economia domestica), contattateci.

Al primo accesso imposterete una vostra password personale – il link per farlo vi è stato inviato via e-mail.

3. Fate clic su "Modifica informazioni".

In "Il mio conto" potete verificare e aggiornare i vostri dati di contatto se necessario.

Qui trovate anche una panoramica di tutti i vostri "Ordini" e "Fatture" – che potete consultare, monitorare o pagare direttamente.

Autenticazione a due fattori

4. Per maggiore sicurezza vi raccomandiamo di attivare la verifica in due passaggi (2FA).

Nel vostro account, andate su "Il mio conto" → "Connessione & Sicurezza".

Fate clic su "Attiva verifica in due passaggi".

5. Configurazione tramite app di autenticazione:

Installate un’app di autenticazione sul vostro smartphone, ad es. Authy, Google Authenticator o Microsoft Authenticator.

Aprite l’app e selezionate “Aggiungi account”.

Scansionate il codice QR visualizzato sullo schermo.

Problemi con la scansione?

Se la scansione non funziona, potete inserire manualmente il codice a 6 cifre visualizzato.

Configurazione di base: sezioni e reparti

6. Per lavorare con SANAcheck, occorre prima attivare e configurare le funzioni di base.

Andate su "Il mio conto" e aprite la sezione SANAcheck “Gestione di tutti i residenti e impostazioni”. Qui trovate il menu “Definire le impostazioni per SANAcheck”.

Poi fate clic su “Le sezioni vengono pianificate” per preparare le fasce orarie e la struttura organizzativa della vostra giornata assistenziale.

7. Ora definite le sezioni della giornata – cioè le fasce orarie in cui più tardi verranno assegnati prodotti o prestazioni ai residenti.

Ogni sezione può essere nominata e personalizzata: nome, numero progressivo, orario di inizio e fine.

Esempio: La sezione “Mattina” può essere la sezione n. 1, dalle 07:30 alle 09:00.

Questo permette una pianificazione flessibile e adattata al ritmo della vostra struttura.

8. Potete aggiungere tutte le sezioni che desiderate per rispecchiare nel modo più realistico la routine quotidiana.

Nel nostro esempio: Mattina, Mattina (risveglio tardivo), Mezzogiorno, Pomeriggio, Sera e Servizio notturno.

In questo modo è possibile tenere conto in modo flessibile di routine diverse e di orari di cura individuali.

9. Dopo aver creato la struttura della giornata, registrate le divisioni/aree della vostra struttura.

Queste rappresentano l’organizzazione interna e vi permettono in seguito di assegnare i residenti correttamente.

Esempio: Piano terra (PT), Primo piano (PP), Appartamenti e Reparto demenza.

I reparti creano una struttura chiara per la pianificazione successiva e facilitano la visione d'insieme nel lavoro quotidiano.

I reparti vi aiutano in seguito ad assegnare i residenti in modo mirato e a strutturare chiaramente i processi, in linea con la vostra struttura.

Configurare approvvigionamento e magazzino

10. Ora definite la modalità di approvvigionamento.

Cliccate su “Giorni di approvvigionamento regolare” e inserite il ritmo desiderato – nell’esempio: “30” per approvvigionamento mensile.

Poi inserite “7” nel campo “Tempo di preavviso (giorni)” per ordinare abbastanza in anticipo.

Queste impostazioni aiutano a rendere pianificabile il rifornimento e a evitare carenze.

11. Facoltativamente potete gestire anche il vostro magazzino tramite SANAcheck.

Per aggiornamenti giornalieri, attivate “Aggiornamento automatico giornaliero delle scorte”.

In questo modo il livello di magazzino viene sincronizzato regolarmente – una funzione utile per adattare le proposte d'ordine ancora meglio al consumo effettivo.

Registrare i residenti

12. Ora potete iniziare a registrare i residenti.

Nella sezione “Residenti” create un profilo per ciascuna persona: nome, data di nascita, reparto, stanza, assicurazione.

I residenti registrati costituiscono la base di tutte le altre funzioni di SANAcheck – dalla rilevazione individuale del fabbisogno fino all'ordine automatizzato.

13. Potete modificare i dati dei residenti in qualsiasi momento cliccando sull’icona della matita.

In questo modo tutte le informazioni restano sempre aggiornate – ad esempio in caso di cambio di reparto, nuove esigenze di cura o modifiche delle prescrizioni.

14. Ora potete registrare la garanzia di copertura dei costi per ciascun residente.

Selezionate la categoria MiGeL, inserite periodo di validità e, se volete, caricate il PDF della ricetta.

Il sistema calcola automaticamente uso, saldo e costi stimati.

Registrate inoltre la data di inizio e di fine della garanzia di copertura. Per impostazione predefinita il sistema calcola automaticamente una validità di un anno.

Facoltativamente potete caricare anche la prescrizione in formato PDF per completare la documentazione.

Ciò consente un monitoraggio preciso dei costi sostenuti, inclusa la verifica se il consumo rientra nel forfait di cura HVB.

15. Nella sezione “Pianificazione” definite quali prodotti vengono utilizzati in quali sezioni del giorno.

Il sistema mostra automaticamente i costi mensili e annuali previsti.

Per ogni sezione è possibile selezionare un prodotto adatto. Tutti i prodotti disponibili sono già registrati nel sistema, non dovete inserire alcun articolo manualmente.

È possibile pianificare prodotti diversi per i vari momenti della giornata – ad esempio prodotti particolarmente assorbenti durante la notte, per un maggiore comfort.

Nella pianificazione vedete inoltre a colpo d'occhio: quale garanzia di copertura è registrata per la persona, quanta parte del forfait è già stata utilizzata e quanto resta ancora disponibile.

Così potete riconoscere per tempo un fabbisogno crescente e reagire in modo proattivo prima che il forfait venga superato.

16. Potete stampare una carta residente con le informazioni pianificate.

Contiene le sezioni pianificate e l'impiego previsto dei prodotti, in base alla vostra pianificazione in SANAcheck.

Le schede possono essere affisse ad esempio direttamente nella camera, così il personale di cura ha sempre chiaro quale prodotto va cambiato e quando.

Ciò garantisce chiarezza nel lavoro quotidiano e aiuta a realizzare l'assistenza in modo strutturato e uniforme.

Avviare un ordine

17. In “Approvvigionamento” potete generare una proposta d’ordine basata sui consumi pianificati e sulle scorte.

Le quantità possono essere modificate manualmente.

Naturalmente potete adattare manualmente le quantità proposte, se desiderate ordinare più o meno di quanto consigliato.

In questo modo mantenete il controllo sui vostri ordini e potete reagire con flessibilità alle esigenze del momento.

18. Prima di confermare l’ordine, potete verificare e assegnare i prodotti ai residenti. Questo rende la fatturazione completamente trasparente.

Potete visualizzare tutte le posizioni e assegnare i prodotti ai rispettivi residenti, se non è già stato fatto.

Questa assegnazione compare in seguito anche sulla fattura in modo trasparente, così potete sempre verificare quali costi sono attribuiti a quale residente.

Ciò facilita sia la documentazione interna sia la fatturazione nell'ambito della garanzia di copertura.

19. Selezionate ora metodo di consegna e pagamento.

Suggerimento 1: Da CHF 1’000.– accumulate automaticamente punti bonus SANA (solo tramite webshop).

Suggerimento 2: Spedizione gratuita da CHF 300.–.

20. Per confermare la consegna, aprite l’icona dell’account → "SANAcheck" → "Inventario" → "Consegne". Verificate e cliccate “Conferma”.

Andate nell'area «Inventario» e aprite «Consegne» per visualizzare tutte le consegne in arrivo.

Tramite «Dettagli» potete verificare nuovamente ogni consegna e apportare modifiche se necessario.

Se tutti i dati sono corretti, cliccate su «Conferma» per avviare definitivamente l'ordine.

Un PDF della consegna è disponibile per il download nel sistema.

La conferma ufficiale con la data di consegna vi viene inviata automaticamente anche per e-mail.

Inventario e report

21. Nell’inventario potete anche correggere manualmente le scorte – utile in caso di resi o differenze di magazzino.

Oltre alla gestione automatica delle scorte tramite SANAcheck, è possibile correggere manualmente il livello di magazzino – ad esempio in caso di resi o rettifiche.

Così la vostra visione d'insieme resta sempre aggiornata e verificabile.

22. SANAcheck genera automaticamente due report: “Report per MiGeL” e “Report per residente”. Ottimo per controlli interni, fatturazione e trasparenza.

Il rapporto secondo EMAp consente la valutazione per categoria EMAp – inclusi nome del residente, copertura dei costi, importo utilizzato e residuo.

Il rapporto per residente mostra in modo chiaro tutte le garanzie di copertura di una singola persona, inclusi copertura, utilizzo, importo residuo e costi complessivi.

23. La configurazione e l’uso di SANAcheck sono ora completati.

Se avete domande, il nostro servizio clienti è sempre disponibile.

Grazie per contribuire con noi a ridurre i costi del nostro sistema sanitario.

Il vostro Sana Swiss Team